Od 16. februára 2019 sa začne v Európskej únii uplatňovať nové nariadenie o verejných listinách, vďaka ktorému sa odstráni administratívna záťaž pre občanov súvisiaca napr. s apostiláciou alebo zabezpečovaním overených prekladov niektorých verejných listín.
Pri uplatňovaní základných slobôd – voľný pohyb tovaru, služieb, osôb a kapitálu, ktoré majú spoločne uľahčiť vnútorný trh EÚ dochádza často k predkladaniu verejných listín vydaných v jednom členskom štáte EÚ pred orgány a organizácie v druhom členskom štáte za účelom preukázania skutočností alebo právnych vzťahov uvedených vo verejnej listine. V súčasnosti podlieha predkladanie verejných listín v členských štátoch rôznym vnútroštátnym pravidlám, medzi ktoré patrí aj požiadavka vyššieho overenia verejnej listiny alebo podobnej formálnej náležitosti (apostil), resp. inej formálnej náležitosti, ktorou je požiadavka vyhotovenia prekladu verejnej listiny súdnym prekladateľom do úradného jazyka štátu, kde má byť verejná listina predložená alebo požiadavka súčasného predloženia originálu, ak klient predkladá osvedčený odpis. To sú všetko formality, ktoré pre občanov a organizácie vytvárajú byrokratické prekážky, ktoré predlžujú proces vybavenia žiadostí s negatívnymi dôsledkami pre žiadateľa, akými sú náklady na apostiláciu, ako aj náklady na odmenu súdneho prekladateľa.
Tieto prekážky budú odstránené, keď sa od 16. februára 2019 začne v členských štátoch EÚ uplatňovať nariadenie EP a Rady (EÚ) 2016/1191 o podporovaní voľného pohybu občanov prostredníctvom zjednodušenia požiadaviek na predkladanie určitých verejných listín v Európskej únii a o zmene nariadenia (EÚ) č. 1024/2012 ( „nariadenie o verejných listinách“).
Nariadenie sa bude vzťahovať na klasickú formu verejných listín a ich osvedčené odpisy, ale aj na elektronicky vydávané verejné listiny, ktoré osvedčujú tieto skutočnosti:
- narodenie, že osoba žije, úmrtie,
- meno,
- manželstvo (vrátane spôsobilosti uzavrieť manželstvo a osobného stavu),
- rozvod, rozluku, alebo vyhlásenie manželstva za neplatné,
- registrované partnerstvo (vrátane spôsobilosti uzavrieť registrované partnerstvo a štatút registrovaného partnerstva),
- zrušenie registrovaného partnerstva, jeho rozluku alebo vyhlásenie za neplatné,
- rodičovstvo, osvojenie,
- bydlisko a/alebo pobyt,
- štátnu príslušnosť,
- neexistenciu záznamu v registri trestov.
Nariadenie eliminuje niektoré požiadavky týkajúce sa preukázania pravosti listiny a jej obsahu, avšak
- nezaručuje uznávanie právnych účinkov týkajúcich sa obsahu verejnej listiny a
- nevytvára povinnosť vydávať verejné listiny, ktoré podľa vnútroštátneho práva neexistujú.
Nariadenie sa uplatní za predpokladu, že verejné listiny týkajúce sa niektorej z uvedených skutočností vydávajú pre občana Únie orgány členského štátu, ktorého je štátnym príslušníkom. Uvedené nariadenie sa vzťahuje aj na verejné listiny, ktorých predloženia sa môže vyžadovať od občanov Únie s bydliskom v členskom štáte, ktorého nie sú štátnymi občanmi, ak chcú voliť alebo byť volení do Európskeho parlamentu alebo v komunálnych voľbách v členskom štáte, v ktorom majú bydlisko, v súlade s podmienkami stanovenými v smernici 93/109/ES a smernici Rady 94/80/ES.
Nariadenie sa nevzťahuje na verejné listiny vydané orgánmi tretích štátov ani na osvedčené odpisy takýchto listín, hoci osvedčený odpis vyhotovil príslušný orgán členského štátu EÚ.
Odstránenie požiadavky osvedčovania apostilom
Uľahčenie pre občanov bude spočívať v tom, že pre verejné listiny, ktoré patria do pôsobnosti nariadenia, nebude potrebné vyššie overenie formou osvedčenia apostilom (keďže všetky členské štáty EÚ sú zmluvnou stranou haagskeho Dohovoru o zrušení požiadavky vyššieho overenia zahraničných verejných listín – ozn. č. 213/2002 Z.z.).
Na druhej strane nie je možné úplne odstrániť kontrolu vydaných verejných listín, ktoré majú voľne obiehať v členských štátoch EÚ a spoľahnúť sa, že sú to listiny pravé, vydané orgánom, ktorý bol oprávnený na vydanie dotknutej verejnej listiny. Počas rokovaní pri tvorbe nariadenia bolo potrebné nájsť rovnováhu medzi uľahčením postupu pri predkladaní verejných listín v členských štátoch EÚ, ktorá znamená výhodu pre občanov na jednej strane a istotou úradníka, ktorému bola cudzia verejná listina predložená na druhej strane, že verejná listina je pravá a spĺňa všetky požiadavky hodnovernosti. Možnosť overiť si pravosť vydanej verejnej listiny má umožniť Informačný systém o vnútornom trhu (tzv. IMI systém – InternalMarketInformationSystem), kde je už zaradený aj modul „verejné listiny“.
Odstránenie povinného úradného prekladu pre vybrané druhy verejných listín
Európska komisia spolu s členskými štátmi vybrala užší okruh verejných listín, ktoré patria do pôsobnosti nariadenia, pre ktoré odo dňa uplatňovania nariadenia o verejných listinách, t.j. od 16.februára 2019, nebudú potrebovať okrem apostilácie ani súdny preklad do úradného jazyka členského štátu EÚ, v ktorom budú predložené.
Na území Slovenskej republiky to bude znamenať, že verejné listiny vydané orgánom členského štátu EÚ, ktoré patria do pôsobnosti nariadenia, nevyžadujú úradný preklad do slovenského jazyka, ak sú priamo v tomto jazyku vystavené cudzím orgánom alebo, ak sú vystavené v českom jazyku. Slovenská republika vo svojom vyhlásení k čl. 24 ods.1 písm. a nariadenia češtinu pripustila ako akceptovaný jazyk.
Úradný preklad do slovenčiny sa nebude vyžadovať, ak osoba požiada o vystavenie viacjazyčného štandardného formulára k verejnej listine, ktorá sa týka
- narodenia, skutočnosti, že osoba žije, úmrtia,
- manželstva (vrátane spôsobilosti uzavrieť manželstvo a osobného stavu),
- registrovaného partnerstva (vrátane spôsobilosti uzavrieť registrované partnerstvo a štatút registrovaného partnerstva),
- bydliska a/alebo pobytu a
- neexistencie záznamu v registri trestov.
Tento formulár je len prekladovou pomôckou a samostatne nemá žiadnu právnu hodnotu. Musí byť pripojený k verejnej listine, ku ktorej bol vydaný a podlieha administratívnemu, resp. súdnemu poplatku, ktorý je podstatne nižší ako odmena súdneho prekladateľa.
Rovnako odstránenie požiadavky úradného prekladu verejnej listiny nemôže znamenať to, že úradník, ktorému sa verejná listina bez úradného prekladu predkladá, musí jej obsah, ktorému nerozumie, bezvýhradne akceptovať. Ak viacjazyčný štandardný formulár, ktorého štandardné a osobitné názvy rubrík budú v úradnom jazyku štátu pôvodu verejnej listiny a v úradnom jazyku štátu, kde sa verejná listina predkladá, nebude postačovať pre spracovanie listiny, tak úradník štátu, kde sa verejná listina spolu s prekladovým formulárom predkladá, môže výnimočne požadovať úradný preklad verejnej listiny. Takýto osvedčený preklad vyhotovený osobou, ktorá je na to oprávnená podľa práva niektorého členského štátu, sa prijíma vo všetkých členských štátoch. V Slovenskej republike sú takýmito osobami súdni prekladatelia, ktorých preklad možno overiť v prekladateľskom denníku.
Súčasné predkladanie originálu a osvedčeného odpisu
Ak členský štát vyžaduje predloženie originálu verejnej listiny vydanej v inom členskom štáte EÚ, tak nemôže súčasne požadovať predloženie osvedčeného odpisu tejto verejnej listiny. Platí to aj opačne. Ak predpisy členského štátu povoľujú predloženie osvedčeného odpisu verejnej listiny vydanej v inom členskom štáte EÚ, tak tento odpis musia akceptovať aj keď bol vyhotovený príslušným orgánom tohto iného členského štátu.
Praktické príklady:
1. Originál rodného listu vystavený matrikou v SR, ktorý sa predkladá orgánu v Poľsku:
- nepotrebuje osvedčenie apostilom (čl. 1 ods.1, písm. a/ a čl. 2 ods.1, písm. a/)
- na žiadosť osoby matrika vystaví viacjazyčný štandardný formulár s rubrikami v slovenčine a poľštine = nepotrebuje úradný preklad (čl.7 a nasl.)
2. Originál výpisu z Registra trestov SR, ktorý sa prekladá orgánu v Nemecku
A/ ak osoba nemá záznam v registri:
- nepotrebuje osvedčenie apostilom (čl. 1 ods.1,písm. a/ a čl. 2 ods.1, písm. d )
- na žiadosť osoby register vystaví viacjazyčný štandardný formulár s rubrikami v slovenčine a nemčine = nepotrebuje preklad (čl. 7 a nasl.)
B/ ak osoba má záznam v registri:
- potrebuje osvedčenie apostilom na výpis z registra, ktoré udelí MZVaEZ SR (pozitívny záznam nepatrí do rozsahu nariadenia – čl. 2 ods.1, písm. m/
- potrebuje úradný preklad do nemčiny vyhotovený súdnym prekladateľom, ktorého podpis a pečiatku osvedčí apostilom ktorýkoľvek krajský súd
3. Občan Fínska predloží potvrdenie o uzavretí registrovaného partnerstva s občanom SR rovnakého pohlavia. Orgán SR uzná, že verejná listina je pravá, avšak neprizná páru účinky, ktoré z tejto listiny vyplývajú podľa práva Fínska, nakoľko slovenský právny poriadok nepozná inštitút registrovaného partnerstva.
